年賀状をビジネス目的で送る際の文例やマナーを解説。御中の使い方は?

たとえ大手の企業であっても、企業や社員のマナーがなっていないと信用を失ったり、取り引きに影響が出てしまったりすることがあります。年賀状においても、マナーを守れていないと、せっかくの新年の挨拶もマイナスのイメージを与えるものになってしまいます。ビジネス年賀状は普通の年賀状とは書き方や気をつけるべき点がやや異なります。失敗することのないよう、ビジネス年賀状の基本である宛名の書き方や一言文例など、5つのポイントをみていきましょう。

年賀状をビジネス目的で送る際の文例やマナーを解説。御中の使い方は?

1. ビジネス年賀状は宛名の書き方を間違えないことが基本

ビジネス年賀状の宛名面を作成する際には、気をつけるべきルールがいくつかあります。以下で確認しましょう。

企業名は「(株)」「(有)」などと省略しない

まずは、企業名を省略しないことです。株式会社を(株)と書いてしまったり、有限会社を(有)と略したりするのは失礼なことにあたりますし、こういった書き方をした時点で常識がわかっていないと捉えられてしまいます。ビジネス文書において省略は厳禁なので、年賀状でも略さないようにしましょう。

「様」や「御中」など敬称は適切に使用する

「様」や「御中」など敬称の使い方にも気をつけましょう。人名が書いてあるのに会社名に御中をつけてしまうという間違いもよくあります。様と御中は併用しないので、人名が書いてある場合は会社名に敬称をつけないでください。また、会社宛となっているのに様をつけてしまうという間違いもあるようですが、人名には様、会社名には御中をつけるのがルールです。

例外として、弁護士や医師など「先生」と呼ばれる職種に対しては、様ではなく先生を使う場合もあります。

宛名は縦書きにして番地などは基本的に漢数字を使う

宛名を縦書きにすることもマナーのひとつです。一般的に横書きというのはカジュアルなイメージが強いので、ビジネス年賀状マナーにおける宛名の書き方としては縦書きがベストです。番地などは漢数字を使うのが基本ですが、「一二」など連続で縦書きにするとわかりづらい数字の場合は、「十」を使って「十二」というようにしても問題ありません。

部署名や役職が間違っていないか確認する

頻繁に連絡を取り合っている人であれば間違えることはありませんが、たまにしか取り引きをしていない場合、しばらく連絡を取っていない場合に、部署や役職が変わっている可能性があります。宛名の書き方が合っていても部署名や役職が間違っていたら失礼にあたるので、必ず事前に変更がないか確認をしておきましょう。

2. ビジネス年賀状で活躍する一言文例をチェック!

日頃お世話になっている、取り引きをしてもらっている方には手書きのメッセージを添えると喜ばれます。定型文だけでは儀礼的すぎますし、ほかの年賀状に埋もれてしまい読んでもらえない可能性もあるので、必ず一筆自分の言葉を添えましょう。

*「本年も変わらぬご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします」
*「本年も一層努力して御社のお役にたてますよう頑張る所存です」
*「皆様のご多幸と御社のご繁栄を心より祈念いたします」
*「旧年は温かなご指導を賜り誠にありがとうございました」
*「御社のご厚情にお応えするためにも一層努力をして参ります」

たった一言ですが、メッセージを添えるというひと手間で、相手にとって印象に残る年賀状を作ることができます。今後も変わらない親交を願ったり、相手の健康や幸せ、会社の繁栄を祈ったり、お世話になったお礼をベースにすると書きやすいでしょう。

3. 賀詞は4文字のものか文章にする!賀詞と文章の重複にも注意

年賀状の裏面の最初に書く賀詞は、「賀正」「迎春」「謹賀新年」などいろいろな種類がありますが、ビジネス年賀状では2文字の賀詞は厳禁です。2文字の賀詞というのは簡略的な表現とされていますので、極端な例でいえば「あけおめ」という挨拶と同じようなものとなってしまいます。ビジネス年賀状では「恭賀新年」や「謹賀新春」など4文字の賀詞にするか、文章の賀詞にするのが基本です。

ここで注意したいのが、4文字の賀詞と文章の賀詞を重複させないことです。文章の賀詞は「明けましておめでとうございます」「謹んで新年のお慶びを申し上げます」などがありますが、これを普通の挨拶だと思っている方もいるかもしれません。

そのため、「謹賀新年」と書いているのに「明けましておめでとうございます」と書き出してしまうこともあるようですが、賀詞の重複は「明けましておめでとうございます」を2回書いているのと同じです。文章としておかしくなってしまいますので、4文字賀詞を書いたら文章賀詞は書かないように注意してください。

4. 句読点や「終わる」「去る」などの忌み言葉は使わない

「、」や「。」の句読点は、「区切り」や「限界を設ける」という意味合いがあるため、新年のお祝いの文章として、またビジネスにおいてふさわしくないと考えられています。そのため、挨拶文に含めることは避けましょう。
また、当然ですが「終わる」「切る」「失う」「去る」など縁起が悪いとされている忌み言葉を使わないのも重要です。「去年」や「失礼」などはうっかり使ってしまいがちなので注意しましょう。こういった間違いは、文字や年賀状の意味がわかっていないと受け取られてしまい、信頼そのものが揺らぐ原因になることもあるので気をつけてください。

5. ビジネス年賀状は必ず元旦に届くように投函する

しっかりとビジネスマナーが守られている年賀状が作成できたら、日本郵便の引き受け期間中にポストもしくは郵便局に出しましょう。まだ期間があるからといって後回しにしていると、うっかり期日を過ぎてしまった、なんてことになりかねません。

ビジネス年賀状を送るうえで、元旦に届くようにすることは基本中の基本です。どんなにマナーを守っていても、元旦に届かないのは一番失礼にあたることなので、ビジネス年賀状は何よりも優先して投函することが重要なポイントです。

年賀状を出すタイムリミットは12月25日

確実に元旦に年賀状を届けるためのタイムリミットは12月25日です。仕事納めという年末の忙しい時期とはなりますが、このタイムリミットだけはしっかり覚えておきましょう。

12月25日を過ぎたとしても、送付先が近隣の県だったり、送付先と同じ郵便番号の郵便局に出したりすれば元旦に届けてもらえる可能性はあります。しかし、絶対に元旦に届くという保証はありません。日本郵便では12月25日を過ぎた年賀状の投函のお届け日について、できるかぎり元旦に届けるとしていますが、届かない可能性もありますので、必ず12月25日までに投函しましょう。

年賀状を活用して人脈のつながりを強化しましょう

年の瀬の忙しい時期に、ビジネス年賀状を作成するという仕事が増えるのは、面倒に感じるかもしれません。しかし、忙しいのはどこの会社でも同じですし、だからこそ年賀状で相手側に誠意を伝えることができます。

最近はメールでの年賀状でもよいとする企業も増えていますが、自分で考えたデザインの年賀状や、手描きのメッセージが添えられた、はがきの年賀状は受け取ると嬉しいものです。ビジネスにおいて人脈は重要な財産ですので、年賀状で大切なつながりを強化しましょう。

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